مديريت فرايند كسب و كار:‌ پاسخ به سوالات متداول

مؤلف: تيم مديريت فرايندهاي كاري شركت رايورز

سيستم مديريت فرايند كسب و كار چيست؟

سيستم مديريت فرايند كسب و كار يك ابزار خودكارسازيست. اين ابزار به شما كمك مي‌كند فرايندهاي جاري سازمان خود را استخراج و خودكارسازي كنيد. با استفاده از اين ابزار شما مي‌توانيد هزينه‌هاي سازمان خود را كنترل كنيد، عوامل كندي كار را كشف كنيد، مسيرهاي گردش كار در سازمان را تا حد امكان بهينه سازي كنيد و بر كارايي كاركنان خود را به طور دقيق نظارت داشته باشيد. سيستم‌هاي مديريت فرايند كسب و كار بايد داراي ويژگي‌هاي زير باشند:

طراحي و استقرار

ابزاري كه به وسيله‌ي آن بتوان فرايندها و فرم‌ها را طراحي كرد در مورد سيستم‌هاي مديريت فرايند كسب و كار از اهميت بسزايي برخوردار است زيرا يكي از اهداف اساسي به كار گيري اين سيستم‌ها بي نياز كردن افراد خبره كسب و كار شما از متخصصان IT است. اين ابزار بايد اين امكان را براي شما فراهم كند كه بتوانيد به طور مستقل فرايندها و فرم‌هاي جديد را طراحي كرده و در سازمان به جريان بياندازيد، در غير اينصورت از سيستم مديريت فرايندهاي كاري به طور كامل بهره نبرده‌ايد. لازم به ذكر است كه طيف گسترده‌اي از ابزارهاي رايگان در بازار وجود دارد كه اين ابزارها گاها توسط سودجويان به صورت تجاري به مشتريان عرضه مي‌شوند. استفاده از اين ابزارها مي‌توانند كسب و كار شما را در آينده با مشكلات جدي مواجه سازد چرا كه توسط شركت فروشنده بومي سازي نشده‌اند و فروشنده هرگز قادر نخواهد بود در قالب آنها نيازهاي كسب و كار شما را پاسخگو باشد. 

مديريت

يك سيستم مديريت فرايند كسب و كار بايد به شما اين امكان را بدهد كه از آنچه در هر يك از فرايندهاي سازمان شما مي‌گذرد آگاه شويد. شما بايد بتوانيد بر اطلاعات مرتبط با كسب و كار در هر فرايند، عوامل ايجاد باري مالي براي سازمان در هر فرايند، كارايي نيروي انساني مرتبط با هر فرايند، و همچنين بر مجموعه‌ي فرايندها اشراف داشته باشيد. 

بهينه سازي

ژقابليت استخراج مشكلات سر راه هر فرايند، شامل مشكلات نيروي انساني، مشكلات مرتبط با فرايند، و يا مشكلات خارجي ايجاد شده بر سر راه فرايند از قابليت‌هاي اصلي سيستم‌هاي مديريت فرايند كسب و كار است. در كنار استخراج و نمايش اين قابليت‌ها، اين سيستم بايد به شما اين امكان را بدهد كه به سرعت و بدون نياز به كمك كارشناسان IT فرايندهاي خود را بهينه سازي كنيد و به جريان بياندازيد. اكثر سيستم‌هاي مديريت فرايند كسب و كار به ظاهر چنين امكاني را براي مشتري فراهم آورده‌اند اما جايگزيني يك فرايند بهينه شده‌ي جديد با فرايند در جريان پيچيدگي‌هاي بسياري دارد كه در صورتي كه اين پيچيدگي‌ها به طور اصولي پياده سازي نشده باشند امكان بهينه سازي عملا غير قابل استفاده خواهد بود. 

آيا استفاده از گردش كار اتوماسيون اداري و يا ابزار هاي ديگر گردش كار مانند BizTalk، MOSS و WF شما را از استفاده از سيستم مديريت فرايند كسب  كار بي‌نياز مي‌كند؟

هيچ يك از ابزارهاي بالا  براي "مديريت فرايند كسب و كار" ‌ساخته نشده اند. آنها مي‌توانند بعضي از نيازهاي سازمان را به صورت جزئي تر پاسخگو باشند و در يك سيستم مديريت فرايند كسب و كار كامل حتما ساز و كارهايي براي ارتباط با آنها گنجانده شده است. ابزارهاي گردش كار اتوماسيون اداري كه در ابتدا براي پاسخگويي به نيازهاي مشخصي ايجاد شدند به مرور زمان كامل تر شده ايند و سعي شده است كه حداقلي از امكانات يك سيستم مديريت فرايند كسب و كار در آنها ايجاد شود. اين امر تا جايي پيش رفته است كه همزمان با عرضه محصولات مديريت فرايند كسب و كار در بازار داخلي بعضي از اين ابزارهاي گردش كار به ناگهان به سيستم مديريت فرايند كسب و كار تغيير نام دادند. هر چند كه در نمونه‌هاي خوب ابزارهاي گردش كار اتوماسيون اداري پوسته‌اي از همه امكانات يك سيستم مديريت فرايند كسب و كار قرار داده شده است، اما اين ابزارها هرگز، در عمل و در دنياي واقعي و پيچيده‌ي هر كسب و كار، كارايي سيستم مديريت فرايند كسب و كا ر را ندارند. مستق نبودن موتور مديريت قوانين، محدوديت در كنترل و نظارت بر فرايندها، محدوديت هاي جدي در اعمال تغييرات، نياز به برنامه نويسان براي ايجاد ارتباط‌هاي بين سيستمي، نارسايي در ارتباط با پورتال‌هاي سازماني و ... تنها بخشي از تفاوتهاييست كه در عمل اين ابزارها را براي مديريت فرايند كسب و كار ناكارآمد مي‌سازد.

تفاوت سيستم مديريت فرايند كسب و كار و ERP در كجاست؟

با وجود اينكه ERP ارزش افزوده‌ي فراواني در زمينه‌ي ايجاد ارتباط بين سيستم‌هاي جدا از هم براي سازمان به همراه دارد، اما قابليت اشراف داشتن بر درون فرايندها در سيتسم هاي ERP محدود است. در فضاي كنوني كسب و كار داشتن چابكي فراوان و قابليت اعمال سريع تغييرات در فرايندهاي كاري و يا خودكارسازي فرايندهاي جديد به دلايل مختلف از قبيل هزينه، ايجاد يا حفظ مزيت رقابتي و غيره اهميت بسياري دارد. يك سيستم مديريت فرايند كسب و كار اين امكان را به صاحبان كسب و كار مي‌دهد كه بدون نياز به برنامه‌نويسان هر طور كه مي‌خواهند كسب و كار خود را اداره كنند.

همچنين يك سيستم مديريت فرايند كسب و كار امكان تحليل فرايندها را قبل و بعد از استقرار آنها فراهم مي‌آورد كه اين يك وجه تمايز عمده نسبت به سيستم‌هاي ERP است. سيستم مديريت فرايند كسب و كار به صاحبان كسب و كار اين امكان را مي‌دهد كه از بالا بر امور نظارت داشته باشند، عوامل كندي كار، موارد عدم كارايي نيروي انساني و علل ايجاد بار مالي اضافي براي سازمان را بيابند و به همين سبب به صاحبان كسب و كار كمك مي‌كند كه نرخ بازگشت سرمايه‌اي را كه انتظار دارند براورده كنند.  

از سوي ديگر زمان نصب و راه اندازي سيستم‌هاي مديريت فرايند كسب و كار در مقايسه با سيستم‌هاي ERP به طور چشمگيري كوتاه‌تر است. در كنار اين موصوع، در مورد سيستم‌هاي مديريت فرايند كسب و كار اين امكان وجود دارد كه اين سيستم‌ها به طور مرحله‌اي در سازمان راه اندازي شوند و در نتيجه سازمان در كنار بهره برداري تدريجي از سيستم با مخاطره‌‌اي كه به كار گيري يك سيستم ERP به همراه دارد رو به رو نخواهد بود. يك سيستم مديريت فرايندهاي كاري مي‌تواند به تدريج و با ارايه مرحله به مرحله ارزش‌هاي افزوده‌اش به مديريت و سازمان، با مقاومت‌هاي موجود بر سر راه استفاده از فناوري اطلاعات در سازمان رو به رو شود و آنها را از سر بگذراند.